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Guida
all'amministrazione del servizio di messaggistica
Per sfruttare in modo efficace il servizio di messaggistica associato
al vostro piano hosting è disponibile un pannello di controllo
sofisticato ma di facile utilizzo . Il supervisore di ogni dominio
potrà gestire in maniera semplice ed autonoma tutte le funzioni
disponibili.
Al momento dell'attivazione del servizio, l'intestatario del dominio
riceverà i dati di accesso riservato. L'accesso all'interfaccia
di amministrazione avviene tramite il Master Account, o account
principale. Il Master Account predefinito è "postmaster".
Oltre al nome del Master Account, sarà necessario specificare
la password* e il nome del dominio che si desidera amministrare.
*Per una più facile collaborazione con il nostro servizio
di assistenza tecnica, consigliamo di non modificare la password
inizialmente fornita. Se comunque desiderate modificare la password
dell'utente postmaster, consigliamo di scegliere delle password
"difficili".
In seguito sono elencati le caratteristiche
ed istruzioni del servizio:
Il Pop Account
Il Pop account rappresenta un utente di posta elettronica registrato
su un server di posta. In un indirizzo e-mail completo (es. vendite@azienda.it)
il Pop account è vendite, mentre il server di posta è
un computer su Internet a cui è stato associato il nome azienda.it.
il Pop account è spesso chiamato anche "Nome login"
o semplicemente "Username". Fisicamente il Pop account
rappresenta la casella di posta elettronica di un navigatore Internet.
Per motivi di sicurezza ogni Pop account è protetto da una
password (parola chiave).
Al momento dell'attivazione di un piano hosting, sarà attivato
di default l'utente postmaster, con la sua password. L'utente postmaster
potrà aggiungere ulteriori caselle di posta. E' possibile
attivare caselle di posta anche senza specificare una password,
ma consigliamo di impostare sempre delle password, possibilmente
"difficili".
Le caselle di posta sono standard POP3, e hanno una capacità
di 5 MB ciascuna. All'esaurimento dello spazio di una casella di
posta, questa non sarà in grado di ricevere ulteriori messaggi.
Il messaggio non sarà rispedito al mittente. Su specifica
richiesta è possibile acquistare anche caselle di posta di
dimensioni superiori.
 Una
volta configurate le caselle di posta mediante il pannello di controllo,
gli utenti potranno accedere ad esse non soltanto con i classici
client di posta (come Outlook, Eudora, ecc.) ma anche attraverso
l'apposita interfaccia WebMail. Tra le funzioni del servizio WebMail
ricordiamo qui la possibilità per utente di cambiare autonomamente
la propria password di posta.
Per aggiungere un POP ACCOUNT:
Dopo l'inserimento di pop account, password, dominio - si accede
al Menù Principale.
Cliccare su AGGIUNGI POP ACCOUNT
Inserisci NOME POP ACCOUNT (es. Mario)
Inserisci PASSWORD e reinseriscila per conferma
Inserisci NOME REALE (es. Mario Rossi) in modo che chi riceve la
tua posta sa a chi corrisponde l'indirizzo di posta.
Clicca su AGGIUNGI
Per eliminare un pop account:
Dal Menù Principale, Clicca su "Visualizza Pop Account".
Clicca sull'icona nella colonna ELIMINA POP ACCOUNT in corrispondenza
del pop account che si desidera eliminare
Selezionare il quadratino se desiderate inoltrare i messaggi della
casella
Cliccare su CONFERMA ELIMINAZIONE
La casella Catch All
E' l'indirizzo di posta che "prende tutto".
I messaggi inviati a indirizzi INESISTENTI sotto il vostro dominio,
verranno automaticamente recapitati nella casella impostata "catch
- all". E' una funzionalità particolarmente utile, in
quanto potrete ricevere messaggi inviati a indirizzi come info,
webmaster, vendite, ecc., anche se non li avete attivati - per mancanza
di tempo, per dimenticanza o perché pensavate che fossero
caselle meno utili. Per questo motivo, alcuni provider descrivono
questa funzione in modo improprio come "illmitati indirizzi
e-mail", o "illimitate caselle di posta"!
Grazie alla catch-all si elimina sia il rischio di perdere messaggi
inviati a caselle inesistenti o digitate con errori, sia la necessità
di assegnare (e sprecare) dei veri pop account ad indirizzi che
non utilizzate correntemente.
NOTA: Per default ( cioè in modo predeterminato) questa casella
è postmaster@vostrodominio.it, ma qualsiasi indirizzo di
posta elettronica potrà essere impostata come casella catch-all.
Per impostare la funzione catch all:
Accedere al menù principale attraverso l'inserimento di pop
account, dominio, password
Cliccare su POP ACCOUNT
Cliccare su IMPOSTA CATCH ALL
E' possibile DISATTIVARE LA FUNZIONE CATCH ALL cliccando sul medesimo
link in fondo alla pagina dei POP ACCOUNT. In questo modo si eviterà
ad esempio che posta riservata finisca nelle mani di persone estranee
o che la casella predefinita venga invasa da posta indesiderata.
Se la catch-all è disattivata, i messaggi inviati a caselle
insesitenti del vostro dominio "rimbalzeranno" al mittente,
con messaggio di posta non arrivata a destinzione. Se il mittente
ha sbagliato a digitare l'indirizzo, potrà rinviare nuovamente
il messaggio all'indirizzo giusto. Con la catch-all attiva i mittenti
non riceveranno mai messaggi di posta non recapitata.
Indirizzi e-mail Alias
Gli Alias non sono dei veri Pop account in quanto non gli corrisponde
una casella di posta fisica. Il nome Alias è come un secondo
nome associato ad un utente attivato in precedenza. Quando un mittente
invia un messaggio ad un indirizzo alias, questo in realtà
sarà recapitato nella casella di posta di uno degli utenti
del vostro dominio.
Esempio:
Se l'utente Rossi è il responsabile delle vendite è
possibile creare un Alias con il nome "sales" associato
al Pop account rossi. Così Rossi oltre a ricevere la posta
inviata all'indirizzo rossi@azienda.it, riceverà anche la
posta inviata a sales@azienda.it.
Il metodo alias è spesso utilizzato anche per indirizzi come
info e webmaster. Questo permette di ridurre il numero di caselle
di posta da attivare (e da consultare).
Dal Menù principale cliccare in AGGIUNGI ALIAS
Inserire il pop account al quale è associato l'alias
Inserire l'alias
Clicca su AGGIUNGI
Dal menù centrale cliccare su ALIAS
Cliccare sul bottone MODIFICA
Dal pannello di controllo vai su ALIAS
Clicca sul bottone ELIMINA in corrispondenza all'indirizzo Alias
che desideri eliminare
Clicca su CONFERMA ELIMINAZIONE
Indirizzi e-mail Forward
La funzione Forward consiste nell'inoltro dei messaggi di posta
da un indirizzo locale, creato appositamente sul vostro dominio,
verso un altro indirizzo e-mail.
Esempio:
Impostando un Forward dall'utente locale rossi all'indirizzo e-mail
bianchi@tin.it, tutta la posta inviata a rossi sarà automaticamente
inoltrata a bianchi.
Nota: L'indirizzo Forward locale non deve coincidere con un Pop
account esistente. I messaggi inviati ad un indirizzo Forward saranno
semplicemente inoltrate, ma non memorizzate sul server di posta
associato al vostro dominio.
- Aggiungi Indirizzo Forward
Dal Menù Principale clicca su AGGIUNGI FORWARD
Inserisci negli appositi spazi l'indirizzo e-mail al quale trasferire
i messaggi e nome locale
Clicca su AGGIUNGI
NOTA:L'indirizzo di destinazione deve essere del tipo utente@dominio.it
Il nome locale deve essere del tipo nomelocale
- Elimina Indirizzo Forward
Dal Menù Centrale clicca su FORWARD
Clicca sul bottone ELIMINA in corrispondenza dell'indirizzo forward
da eliminare
Clicca su CONFERMA ELIMINAZIONE
- Modifica Indirizzo Forward
Dal Menù Principale clicca su FORWARD
Clicca sul bottone MODIFICA in corrispondenza dell'indirizzo forward
da modificare quindu su
Inserisci.
Indirizzi e-mail Autorisponditori
Gli Autorisponditori , simili agli indirizzi Alias, non sono dei
veri Pop account. I messaggi inviati ad un Autorisponditore saranno
recapitati nella casella di posta di un Pop account già attivo
sul vostro dominio. In più, l'Autorisponditore invierà
al mittente un messaggio da voi impostato.
Esempio:
Potete creare un Autorisponditore con il nome assistenza. Impostate
il proprietario dell' Autorisponditore. Il proprietario dovrà
coincidere con uno dei Pop account già configurati sul vostro
dominio. Se nella vostra azienda l'assistenza è svolta da
Mario probabilmente il proprietario di questo Autorisponditore corrisponderà
al Pop account mario. Componete un messaggio di risposta alle richieste
di assistenza. In questo modo se qualcuno si rivolge via e-mail
all'indirizzo assistenza@azienda.it la sua richiesta arriverà
automaticamente a mario@azienda.it. Subito dopo, l'Autorisponditore
invierà un messaggio di conferma al mittente, con il testo
da voi impostato.
NOTA: Il nome dell' Autorisponditore non deve coincidere con un
Pop account già esistente sotto il Vostro dominio.
- Aggiungi un indirizzo Autorisponditore
Dal Menù Principale vai a AGGIUNGI AUTORISPONDITORE
Inserisci negli appositi spazi i dati richiesti:
NOME DELL'AUTORISPONDITORE
INDIRIZZO E-MAIL DEL PROPRIETARIO
OGGETTO (es.conferma avvenuta prenotazione)
Inserisci nell'apposito spazio il testo che desideri inviare come
risposta tutte le volte che qualcuno scrive un e-mail a questo indirizzo.
Clicca su AGGIUNGI
- Elimina un indirizzo Autorisponditore
Dal menù centrale vai a AUTORISPONDITORI
Clicca sul bottone ELIMINA in corrispondenza dell'autorisponditore
che desideri eliminare
Clicca su ELIMINA AUTORISPONDITORE
- Modifica un indirizzo Autorisponditore
Dal Menù Centrale clicca su autorisponditori
Cicca sul bottone MODIFICA in corrispondenza dell'Autorisponditore
da modificare
Inserisci i nuovi dati da modificare negli appositi spazi
Clicca su MODIFICA
Conclusioni
La scelta adeguata dei Alias e Forward e
l'impostazione adeguata degli Autorisponditori sono i strumenti
di base per un sistema di messaggistica efficente, che in termini
di produttivitą sono in grado di ammortizzare gli investimenti in
breve tempo. Con Genesys Informatica avrete non solo un sito web
ma anche un sistema di messaggistica aziendale basata sulle pił
innovative tecnologie di comunicazione.
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